Incoterms: wat regelen ze wel en wat niet?

Wat zijn Incoterms?

Incoterms zijn internationaal gebruikte handelsregels van de International Chamber of Commerce (ICC). De ICC herziet de Incoterms-regels periodiek om deze te laten aansluiten op ontwikkelingen in de internationale handel. De huidige versie is van 2020. De regels zijn bedoeld voor de verkoop en levering van goederen en worden zowel in internationale als in binnenlandse handel gebruikt.

Incoterms zijn geen wetgeving. Zij worden onderdeel van een overeenkomst doordat partijen een Incoterm overeenkomen. De ICC adviseert om daarbij niet alleen de gekozen Incoterm te noemen, maar ook de overeengekomen plaats of het overeengekomen punt én de toepasselijke versie. Een juiste formulering is bijvoorbeeld:

“FCA [stad, land], Incoterms® 2020”.

Alleen “FCA” opnemen is veel minder nauwkeurig. Juist de overeengekomen plaats en soms zelfs het precieze punt binnen die plaats kan bepalen waar de verkoper heeft geleverd en wanneer het risico overgaat. Ook het vermelden van “2020” voorkomt discussie over welke versie van de Incoterms partijen hebben bedoeld.

Wat regelen Incoterms?

Incoterms verdelen een aantal belangrijke verplichtingen, kosten en risico’s tussen koper en verkoper. Afhankelijk van de gekozen Incoterm regelen zij onder meer:

• wanneer het risico van verlies of beschadiging van de goederen overgaat van verkoper op koper;
• wie het vervoer organiseert;
• welke vervoerskosten en andere kosten rond de levering voor rekening van koper of verkoper komen;
• wie verantwoordelijk is voor bepaalde uitvoer- en invoerformaliteiten;
• waar en op welke wijze de verkoper de goederen moet leveren;
• wat van de koper wordt verwacht bij het in ontvangst nemen van de goederen;
• wie verantwoordelijk is voor de transportverzekering.

De gekozen Incoterm bepaalt in belangrijke mate hoe de verantwoordelijkheden tussen koper en verkoper tijdens het leveringsproces zijn verdeeld. De verschillen kunnen groot zijn.

• Bij Ex Works (EXW) heeft de verkoper relatief weinig verplichtingen: hij stelt de goederen in beginsel op de afgesproken plaats ter beschikking van de koper. De koper regelt vervolgens veel zelf, waaronder het verdere vervoer.
• Bij Free Carrier (FCA) heeft de verkoper meer verplichtingen. Als levering plaatsvindt op het terrein van de verkoper, laadt de verkoper de goederen op het door de koper geregelde vervoermiddel. Ook verzorgt de verkoper in beginsel de uitvoerformaliteiten. Het verdere vervoer komt vervolgens voor rekening van de koper.
• Bij Delivered at Place (DAP) blijft de verkoper verantwoordelijk voor het vervoer en het risico tot de afgesproken bestemming.
• Bij Delivered Duty Paid (DDP) heeft de verkoper de meeste verplichtingen. De verkoper regelt niet alleen het vervoer tot de afgesproken bestemming, maar is in beginsel ook verantwoordelijk voor de invoerformaliteiten en de daarbij behorende invoerrechten en belastingen.

De keuze voor een Incoterm heeft daardoor directe gevolgen voor de verdeling van vervoer, kosten, risico’s en douaneverplichtingen. Naast EXW, FCA, DAP en DDP kent Incoterms® 2020 nog zeven andere Incoterms. Een overzicht van alle Incoterms en de belangrijkste verplichtingen van koper en verkoper is te vinden op de website Ondernemersplein.

Wat regelen Incoterms niet?

Incoterms vormen geen volledige koopovereenkomst. Een aantal belangrijke juridische onderwerpen valt buiten de Incoterms-regels. Zo bepalen Incoterms bijvoorbeeld niet:

• welk recht op de overeenkomst van toepassing is;
• welke rechter bevoegd is of dat een geschil aan arbitrage moet worden voorgelegd;
• wanneer de eigendom van de goederen overgaat;
• wanneer en op welke wijze de koopprijs moet worden betaald;
• welke kwaliteitseisen aan de goederen worden gesteld;
• welke garanties gelden;
• welke algemene regels voor aansprakelijkheid en schadevergoeding gelden;
• welke gevolgen aan een tekortkoming zijn verbonden;
• wanneer de overeenkomst kan worden ontbonden of beëindigd;
• of algemene voorwaarden van toepassing zijn.

Voor onderwerpen die Incoterms niet regelen, zijn de overige contractuele afspraken en het toepasselijke recht bepalend. Bij een internationale koopovereenkomst kan daarbij ook het Weens Koopverdrag (CISG) van toepassing zijn. Zie hierover ook onze blog over het Weens Koopverdrag bij internationale koopovereenkomsten.

Welke Incoterm past bij een overeenkomst?

De keuze voor een Incoterm moet aansluiten op de feitelijke handelsstroom. Alleen kiezen voor EXW omdat de verkoper zo min mogelijk verplichtingen wil dragen, is niet altijd verstandig. Hetzelfde geldt voor DDP kiezen omdat de koper “alles geregeld” wil hebben.

Voor de keuze is onder meer relevant wie het transport in de praktijk regelt, wie afspraken heeft met vervoerders, wie douaneformaliteiten kan uitvoeren en welke partij het transportrisico wil dragen. Ook de plaats van levering verdient aandacht.

Daarna moet de gekozen Incoterm aansluiten op de rest van de overeenkomst. Controleer daarom of de afspraken over levering niet botsen met de Incoterm. Leg daarnaast afzonderlijk vast wanneer betaling moet plaatsvinden, wanneer de eigendom overgaat of een eigendomsvoorbehoud geldt, welke kwaliteitseisen en garanties gelden en hoe de aansprakelijkheid is geregeld. Ook een rechtskeuze en een afspraak over de bevoegde rechter of arbitrage verdienen afzonderlijke aandacht. Ten slotte is het van belang om te controleren of algemene voorwaarden geldig van toepassing zijn verklaard en hoe deze zich verhouden tot de koopovereenkomst. Zie hierover ook onze blog over het rechtsgeldig van toepassing verklaren van algemene voorwaarden.

Conclusie

Incoterms zijn een belangrijk instrument binnen de internationale handel. Met één overeengekomen handelsregel kunnen koper en verkoper een groot aantal afspraken maken over levering, risico-overgang, vervoer, kosten en douaneformaliteiten.

Juist daarin schuilt ook een risico. De drie letters kunnen de indruk wekken dat daarmee de belangrijkste juridische vragen zijn beantwoord. Dat is niet het geval. Incoterms regelen onder meer niet de eigendomsoverdracht, betaling, kwaliteitseisen, aansprakelijkheid, gevolgen van tekortkomingen, toepasselijk recht of de bevoegde rechter. Die onderwerpen vragen om afzonderlijke contractuele afspraken en worden daarnaast beheerst door het toepasselijke recht en mogelijk het CISG. Een zorgvuldig gekozen Incoterm moet daarom altijd aansluiten op de internationale koopovereenkomst als geheel.

Vragen over Incoterms of internationale handelscontracten? Neem gerust contact met ons op. Wij denken graag mee over de keuze en formulering van Incoterms en de samenhang met de overige afspraken in internationale koopovereenkomsten en algemene voorwaarden.