Algemene voorwaarden rechtsgeldig van toepassing verklaren

1. Wanneer zijn algemene voorwaarden rechtsgeldig van toepassing?

Algemene voorwaarden werken niet automatisch. Zij maken alleen deel uit van de overeenkomst wanneer u ze vóór of uiterlijk bij het sluiten daarvan van toepassing verklaart. Daarnaast moet de wederpartij een redelijke mogelijkheid krijgen om van de inhoud kennis te nemen.. Dit volgt uit artikel 6:233 en 6:234 van het Burgerlijk Wetboek.

Voldoet de gebruiker niet aan deze vereisten, dan zijn de algemene voorwaarden niet van rechtswege ongeldig, maar kan de wederpartij deze vernietigen. Bij een geslaagde vernietiging worden de algemene voorwaarden geacht nooit onderdeel van de overeenkomst te zijn geweest. De overeenkomst zelf blijft wel in stand. Dit kan verstrekkende gevolgen hebben, met name omdat de algemene voorwaarden belangrijke regels bevatten. Partijen vallen in dat geval terug op de wettelijke bepalingen. Die bepalingen bieden doorgaans minder bescherming aan de gebruiker dan zij contractueel had beoogd.

2. Het van toepassing verklaren van algemene voorwaarden

Allereerst moet de gebruiker de algemene voorwaarden uitdrukkelijk van toepassing verklaren. Dit dient te gebeuren vóór of uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst. In de praktijk gebeurt dit doorgaans in een offerte, opdrachtbevestiging, overeenkomst of in het digitale bestelproces. Een verwijzing op de factuur, die vaak na het sluiten van de overeenkomst wordt verzonden, is doorgaans te laat en daardoor niet rechtsgeldig. De toepasselijkheid moet onderdeel zijn van het aanbod en de aanvaarding van de overeenkomst, niet van een latere administratieve afwikkeling.

Het van toepassing verklaren kan eenvoudig door een clausule op te nemen zoals: “Op deze overeenkomst zijn de algemene voorwaarden van [naam onderneming], versie [datum], van toepassing.” Indien een onderneming meerdere sets algemene voorwaarden hanteert, bijvoorbeeld voor levering, dienstverlening of inkoop, moet ondubbelzinnig worden aangegeven welke set van toepassing is. Onduidelijkheid hierover kan ertoe leiden dat de algemene voorwaarden geen onderdeel van de overeenkomst zijn geworden.

3. Ter hand stellen van de algemene voorwaarden

Naast het van toepassing verklaren vereist de wet dat de wederpartij een redelijke mogelijkheid krijgt om van de inhoud van de algemene voorwaarden kennis te nemen. Dit wordt aangeduid als de terhandstellingsplicht.

In beginsel moeten de algemene voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst daadwerkelijk worden verstrekt. Dat kan door fysieke overhandiging, bijvoorbeeld als bijlage bij een offerte of overeenkomst. Komt de overeenkomst elektronisch tot stand, bijvoorbeeld via een website, dan moet de gebruiker de voorwaarden digitaal beschikbaar stellen. De wederpartij moet het document kunnen opslaan en later opnieuw kunnen raadplegen. Een duidelijke hyperlink naar een webpagina waar de wederpartij de voorwaarden kan downloaden en opslaan, volstaat.

In uitzonderlijke gevallen is verstrekking redelijkerwijs niet mogelijk. In dat geval mag de gebruiker volstaan met een verwijzing naar een vindplaats, zoals zijn kantoor, een depot bij de Kamer van Koophandel of de griffie van een gerecht. Daarbij moet de gebruiker vermelden dat hij de voorwaarden op eerste verzoek kosteloos toezendt.

Dienstverlening

Voor dienstverrichters geldt een bijzonder regime op grond van artikel 6:230c van het Burgerlijk Wetboek. Dat voortvloeit uit de Europese Dienstenrichtlijn. Een dienst is in dit verband een economische activiteit die anders dan in loondienst wordt verricht en die gewoonlijk tegen betaling plaatsvindt. Te denken valt aan advies, IT-diensten, consultancy of andere professionele dienstverlening.

Dienstverrichters mogen hun algemene voorwaarden op een minder strikte wijze beschikbaar stellen, namelijk door:

de algemene voorwaarden in fysieke of digitale vorm aan de wederpartij te verstrekken;
de algemene voorwaarden toegankelijk te maken op de plaats waar de dienst plaatsvindt of waar partijen de overeenkomst sluiten;
het (web)adres mee te delen waar de wederpartij de algemene voorwaarden kan raadplegen; of
de algemene voorwaarden op te nemen in documenten waarin de diensten worden beschreven.

Het accent verschuift bij dienstverlening van “overhandigen” naar “toegankelijk maken”. Wel blijft gelden dat de informatie vóór het sluiten van de overeenkomst beschikbaar moet zijn en dat de gebruiker deze informatie duidelijk en ondubbelzinnig moet verstrekken.

Uitzonderingen op de terhandstelling van algemene voorwaarden

De hoofdregel is dat de gebruiker van algemene voorwaarden de wederpartij een redelijke mogelijkheid moet bieden om van de inhoud kennis te nemen. Op de hoofdregel van de terhandstellingsplicht bestaan enkele uitzonderingen.

Bekendheidsuitzondering

Volgens vaste rechtspraak hoeven professionele partijen in een bestendige handelsrelatie de algemene voorwaarden niet telkens opnieuw te verstrekken. Dat geldt wanneer zij regelmatig vergelijkbare overeenkomsten sluiten én de gebruiker de voorwaarden bij een eerdere transactie rechtsgeldig ter hand heeft gesteld. De ratio is dat partijen in een bestendige handelsrelatie ervan mogen uitgaan dat de wederpartij de inhoud van de algemene voorwaarden kent of daarmee redelijkerwijs bekend kon zijn.

Indien de voorwaarden tussentijds inhoudelijk zijn gewijzigd, kan niet zonder meer worden aangenomen dat de wederpartij met de nieuwe versie bekend is. In dat geval verdient het aanbeveling de gewijzigde voorwaarden opnieuw ter beschikking te stellen om discussie over de toepasselijkheid te voorkomen.

Grote ondernemingen

Daarnaast bevat artikel 6:235 van het Burgerlijk Wetboek een wettelijke beperking van de vernietigingsmogelijkheden voor bepaalde professionele wederpartijen. Een rechtspersoon die haar jaarrekening heeft gedeponeerd, kan zich in beginsel niet beroepen op vernietiging wegens het ontbreken van een redelijke mogelijkheid tot kennisneming. Hetzelfde geldt voor een onderneming met ten minste 50 werknemers ten tijde van het sluiten van de overeenkomst. Evenmin kan een wederpartij die in de uitoefening van haar beroep of bedrijf meermalen dezelfde of nagenoeg dezelfde algemene voorwaarden gebruikt, zich in beginsel op vernietiging beroepen. De wetgever gaat er in deze gevallen van uit dat deze wederpartijen voldoende deskundig en juridisch onderlegd zijn om hun belangen zelfstandig te behartigen.

Ondanks deze uitzonderingen is het in de praktijk raadzaam om ook in bestendige handelsrelaties en bij grote ondernemingen het reguliere regime zorgvuldig te volgen, om bewijsdiscussies en procedurele risico’s te vermijden.

4. Praktische tips

Hieronder volgen enkele praktische aandachtspunten voor het correct van toepassing verklaren en ter hand stellen van algemene voorwaarden:

Verklaar de algemene voorwaarden expliciet en ondubbelzinnig van toepassing vóór of uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst. Neem in offertes, opdrachtbevestigingen en overeenkomsten een duidelijke incorporatieclausule op waarin u vermeldt welke versie van toepassing is en op welke wijze de wederpartij de voorwaarden kan raadplegen. Vermijd algemene of impliciete verwijzingen.
Verstrek de algemene voorwaarden steeds, bijvoorbeeld als pdf-bijlage bij een e-mail of als fysieke bijlage bij de overeenkomst. Daarmee legt u vast welke tekst van toepassing is en voorkomt u bewijsproblematiek. Dit verdient aanbeveling ongeacht of u contracteert met consumenten, MKB-ondernemingen of grote ondernemingen.
Hanteer een duidelijke versiedatum en versiebenaming en leg intern vast welke versie u bij welke overeenkomst gebruikt. Wijzigt u de voorwaarden inhoudelijk, stel dan de nieuwe versie opnieuw ter beschikking en verklaar deze uitdrukkelijk van toepassing.
Integreer het van toepassing verklaren en het ter hand stellen van algemene voorwaarden standaard in offertes, digitale bestelprocessen en schriftelijke overeenkomsten. Daarmee beperkt u het risico op interne fouten en voorkomt u bewijsproblemen.

5. Conclusie

Het juridisch correct van toepassing verklaren en ter hand stellen van algemene voorwaarden is geen formaliteit, maar een wezenlijk onderdeel van contractueel risicomanagement. In procedures blijkt regelmatig dat aansprakelijkheidsbeperkingen of andere beschermingsclausules buiten toepassing blijven omdat niet aan de formele vereisten is voldaan. Een zorgvuldig ingericht contracteringsproces voorkomt dat essentiële bescherming verloren gaat.

Heeft u vragen over de toepasselijkheid van uw algemene voorwaarden, wilt u bestaande voorwaarden laten toetsen of overweegt u nieuwe voorwaarden te laten opstellen? Neem dan contact op met een van onze advocaten gespecialiseerd in het contractenrecht.

Deze blog is uitsluitend informatief van aard en vervangt geen advies op maat. Neem voor uw specifieke situatie altijd contact op met een advocaat.