Checklist voor rechtsgeldige besluitvorming door de algemene vergadering van aandeelhouders

Checklist

Bij het voornemen om een AVA bijeen te roepen dienen eerst de statuten van de vennootschap te worden geraadpleegd. Hierin is een soort spoorboekje opgenomen dat dient te worden gevolgd, zowel ten aanzien van de oproeping van de AVA als ten aanzien van de beraadslaging en besluitvorming ter gelegenheid van de AVA zelf. Soms zijn in een eventuele aandeelhoudersovereenkomst ook nog relevante regels opgenomen. Hieronder vindt u de checklist op hoofdlijnen voor het oproepen en houden van een fysieke AVA:

• Bevoegdheid tot bijeenroeping AVA: check eerst welk orgaan binnen de vennootschap bevoegd is tot bijeenroeping van de AVA. De wet bepaalt dat die bevoegdheid in principe ligt bij het statutair bestuur of (indien van toepassing) de Raad van Commissarissen (“RvC”). Het is mogelijk om in de statuten te bepalen dat de bevoegdheid tot bijeenroeping ook aan anderen toekomt, zoals bijvoorbeeld aan (individuele) aandeelhouders. Onder bepaalde voorwaarden kunnen aandeelhouders het bijeenroepen van een AVA ook afdwingen via de rechter. Indien bijvoorbeeld het statutair bestuur bevoegd is tot oproeping, dan neemt zij eerst een bijeenroepingsbesluit;
• Oproepingsbrief: de oproeping tot de AVA vindt plaats door middel van oproepingsbrieven gericht aan de adressen van de aandeelhouders en eventuele overige vergadergerechtigden, zoals deze zijn vermeld in het aandeelhoudersregister. Tenzij de statuten anders bepalen, kan de oproeping ook digitaal (zoals via e-mail) plaatsvinden, indien de aandeelhouders of andere vergadergerechtigden hiermee instemmen. Een dergelijke bepaling kan in de statuten zijn opgenomen. Let op: ook het statutair bestuur en (indien van toepassing) de RvC moeten tijdig worden opgeroepen voor de AVA, omdat zij een raadgevende stem hebben in de AVA (zie ook hierna);
• Inhoud oproeping: naast de vermelding van de locatie, datum en tijdstip van de vergadering, bevat de oproepingsbrief de onderwerpen die ter gelegenheid van de AVA zullen worden behandeld. Let op: over onderwerpen die niet in de oproepingsbrief staan kan in principe tijdens de AVA niet rechtsgeldig worden besloten, tenzij alle vergadergerechtigden ermee hebben ingestemd dat toch besluitvorming over dat onderwerp plaatsvindt en de bestuurders en (indien van toepassing) commissarissen voorafgaand aan deze besluitvorming in de gelegenheid zijn gesteld om advies uit te brengen (zie hierna). Het verdient aanbeveling om al in de oproepingsbrief of tijdens de AVA (voorafgaand aan de besluitvorming) een toelichting te geven bij de geagendeerde onderwerpen;
• Oproepingstermijn: een voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming belangrijk vereiste is het in acht nemen van de minimale oproepingstermijn. Dat is de termijn die is gelegen tussen de dag van de oproeping en de dag waarop de AVA zal plaatsvinden. Deze termijn in opgenomen in de statuten. Wettelijk gezien mag de oproeping niet later plaatsvinden dan de achtste dag voor die van de vergadering (er moeten dus zeven dagen zitten tussen de dag van de oproeping en de dag van de AVA), tenzij alle vergadergerechtigden ermee hebben ingestemd dat de besluitvorming plaatsvindt en de bestuurders en (indien van toepassing) de commissarissen voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid zijn gesteld om advies uit te brengen;
• Plaats van de vergadering: de AVA wordt gehouden in de plaats die is genoemd in de statuten of anders in de gemeente waar de vennootschap haar woonplaats (vestigingsplaats) heeft. Het houden van de vergadering in een andere plaats is mogelijk, mits alle vergadergerechtigden hebben ingestemd met de plaats van de vergadering en de bestuurders en (indien van toepassing) de commissarissen voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid zijn gesteld om advies uit te brengen;
• Virtuele AVA: op grond van de noodwet genaamd “Tijdelijke wet Covid-19 Justitie en Veiligheid” heeft de wetgever het mogelijk gemaakt om de AVA (onder bepaalde nadere voorwaarden) volledig virtueel te houden. Deze wet bevat haar eigen voorschriften voor de oproeping en bepaalde sancties die normaal gesproken de (rechtsgeldigheid van de) besluitvorming kunnen raken kunnen onder deze wet niet worden ingeroepen. Deze noodwet is voorlopig nog tot 1 september 2023 van kracht;
• Raadgevende stem: een ander belangrijk vereiste is dat bestuurders en (indien van toepassing) commissarissen een raadgevende stem hebben en zij dit recht voorafgaand aan de beraadslaging en besluitvorming in de AVA moeten kunnen uitoefenen. Dit is een regel van dwingend recht, zodat hier niet van kan worden afgeweken. De ratio van deze regel is dat bestuurder en commissaris, in het belang van het functioneren van de vennootschap, in de gelegenheid moeten worden gesteld van hun visie te doen blijken en de AVA te adviseren, zodat de aandeelhouders daarmee bij hun beraadslaging en besluitvorming rekening kunnen houden. De geagendeerde onderwerpen die ter gelegenheid van de AVA worden behandeld zijn tot dat moment slechts ‘voorgenomen’ besluiten;
• Hoorrecht: in het geval van bijvoorbeeld een voorgenomen besluit tot schorsing of ontslag van een statutair bestuurder of commissaris, dient de desbetreffende bestuurder of commissaris voorafgaand aan de beraadslaging en besluitvorming te worden gehoord. Het verschil met de raadgevende stem is dat het bij het hoorrecht gaat om het recht om eerst en vooraf gehoord te worden en zijn of haar mening te kunnen geven over de voorgenomen besluitvorming, welke mening (net als de raadgevende stem) in de beraadslaging en besluitvorming door de aandeelhouders moet worden betrokken;
• Stemming ter gelegenheid van de AVA: het wettelijke uitgangspunt is dat alle besluiten waarvoor de wet of statuten geen grotere meerderheid voorschrijven, worden genomen bij volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen. In de wet of de statuten kunnen dus besluiten zijn genoemd die een grotere meerderheid van stemmen vereisten dan de volstrekte meerderheid van stemmen. Let ook op regels in de statuten voor de wijze van het uitbrengen van de stemmen;
• Notulen: in beginsel rust op het bestuur de verplichting om aantekening te maken van de genomen besluiten. De wet kent echter geen verplichting tot het opstellen van notulen van de vergadering, maar wellicht de statuten wel. Het voordeel van goed opgestelde notulen is dat achteraf kan worden bewezen wat precies de beraadslaging en besluitvorming is geweest.

Besluit buiten vergadering

In plaats van het bijeenroepen van een fysieke AVA is het ook mogelijk om een “besluit buiten vergadering” te nemen. De aandeelhouders houden dan geen fysieke vergadering, maar dan wordt de besluitvorming schriftelijk afgedaan. Het vereiste hiervoor is dat alle vergadergerechtigden met deze wijze van besluitvorming hebben ingestemd, welke instemming (tenzij de statuten anders bepalen) ook digitaal kan plaatsvinden. Bij besluitvorming buiten vergadering worden de stemmen schriftelijk uitgebracht, hetgeen ook digitaal kan, tenzij de statuten anders bepalen. Ook bij deze vorm van besluitvorming geldt het vereiste, dat bestuurders en commissarissen voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid worden gesteld om advies uit te brengen.

Sancties

Indien een besluit is genomen in strijd met de bepalingen in de wet of in de statuten, dan is dit besluit nietig. Dit besluit is dan niet tot stand gekomen en bestaat niet. Een besluit is vernietigbaar: (i) wegens strijd met wettelijke of statutaire bepalingen die het tot stand komen van besluiten regelen (denk hierbij bijvoorbeeld aan het niet in acht nemen van de minimale oproepingstermijn), (ii) wegens strijd met de redelijkheid en billijkheid op grond van artikel 2:8 BW (bijvoorbeeld bij schending van het hoorrecht van de bestuurder bij een voorgenomen ontslagbesluit) of (iii) wegens strijd met een reglement. Vernietigbaarheid van een besluit betekent dat dit besluit zijn gelding behoudt, tot het moment dat dit besluit desgevraagd door de rechter wordt vernietigd.

Tot slot

Omdat de situatie, de voorgenomen besluitvorming, de statuten en de aandelenverhoudingen van geval tot geval verschillen, is het verstandig om bij belangrijke besluiten juridisch advies in te winnen. Bij een voorgenomen besluit tot ontslag van een statutair bestuurder bijvoorbeeld gelden ook aanvullende aandachtspunten.