Battle of forms: welke algemene voorwaarden gelden?

Wat is een battle of forms en waarom is dit belangrijk?

Een battle of forms ontstaat wanneer twee contractspartijen ieder hun eigen algemene voorwaarden van toepassing willen verklaren. Dit komt regelmatig voor bij zakelijke overeenkomsten. Leveranciers gebruiken doorgaans verkoop- of leveringsvoorwaarden, terwijl afnemers vaak eigen inkoopvoorwaarden hanteren. Beide partijen proberen daarmee hun juridische positie zo goed mogelijk te beschermen.

Het probleem ontstaat wanneer die voorwaarden met elkaar botsen. Algemene voorwaarden regelen namelijk vaak onderwerpen die partijen niet afzonderlijk bespreken, zoals betalingstermijnen, garanties, aansprakelijkheid en geschillenbeslechting. Zo kan een leverancier zijn aansprakelijkheid beperken tot de factuurwaarde, terwijl de afnemer in zijn inkoopvoorwaarden juist bepaalt dat de leverancier alle geleden schade moet vergoeden. Ook kunnen partijen verschillende betalingstermijnen hanteren of uiteenlopende afspraken maken over garanties en de bevoegde rechter.

Zolang de samenwerking goed verloopt, merken partijen daar meestal weinig van. Maar zodra een geschil ontstaat, kan de vraag welke algemene voorwaarden gelden van groot belang zijn. Daarom is het verstandig om hierover duidelijkheid te krijgen voordat een overeenkomst tot stand komt.

First shot rule

In Nederland regelt artikel 6:225 lid 3 BW welke algemene voorwaarden voorgaan wanneer beide partijen hun eigen voorwaarden van toepassing verklaren op de overeenkomst. De hoofdregel is dat de eerste verwijzing naar algemene voorwaarden in beginsel voorgaat. Dit wordt de first shot rule genoemd.

Wanneer een leverancier in zijn offerte zijn verkoopvoorwaarden van toepassing verklaart en de afnemer bij de aanvaarding zijn eigen inkoopvoorwaarden van toepassing verklaart, heeft die tweede verwijzing in beginsel geen werking. Dit is alleen anders wanneer de afnemer de verkoopvoorwaarden van de leverancier uitdrukkelijk van de hand wijst.

De eerste verwijzing hoeft niet noodzakelijk in het aanbod zelf te staan. Een verwijzing in een uitnodiging van een afnemer om een offerte uit te brengen, kan namelijk eveneens voorgaan. Voor ondernemers is het daarom belangrijk om ook de correspondentie voorafgaand aan een offerte of opdrachtbevestiging te controleren. Overigens betekent de eerste verwijzing niet automatisch dat de betreffende voorwaarden daadwerkelijk van toepassing zijn. Daarvoor moeten zij wel rechtsgeldig onderdeel van de overeenkomst zijn geworden. Meer over de toepasselijkheid van algemene voorwaarden lees je in onze blog ‘Algemene voorwaarden rechtsgeldig van toepassing verklaren‘.

Wanneer zijn algemene voorwaarden uitdrukkelijk van de hand gewezen?

De first shot rule kent een belangrijke uitzondering. De tweede partij kan de algemene voorwaarden van de eerste partij uitdrukkelijk van de hand wijzen. Maar wanneer is een afwijzing voldoende duidelijk?

Alleen verwijzen naar de eigen algemene voorwaarden is niet genoeg. Er moet ook duidelijk blijken dat de andere partij de eerdergenoemde voorwaarden niet accepteert. Een formulering waarin een partij haar eigen voorwaarden van toepassing verklaart, met uitdrukkelijke uitsluiting van alle andere algemene voorwaarden, kan voldoende zijn.

Toch biedt niet iedere standaardtekst voldoende zekerheid. Uit de rechtspraak volgt dat het voor de wederpartij duidelijk moet zijn dat haar voorwaarden niet worden geaccepteerd. Daarbij spelen ook de omstandigheden waaronder partijen contracteren een rol. Een voorgedrukte tekst in een opdrachtbevestiging is daarom niet altijd voldoende. Een afwijzing die uitsluitend in de eigen algemene voorwaarden staat, is in beginsel evenmin voldoende.

Wil je discussie voorkomen? Neem de afwijzing dan duidelijk op in de offerte, opdrachtbevestiging of begeleidende e-mail. Een leverancier kan bijvoorbeeld het volgende opnemen:

“Wij wijzen de toepasselijkheid van uw algemene inkoopvoorwaarden uitdrukkelijk van de hand. Op onze overeenkomst zijn uitsluitend onze algemene verkoopvoorwaarden van toepassing.”

Met deze formulering maakt de leverancier duidelijk dat hij de voorwaarden van de afnemer niet accepteert. Daarmee staat echter nog niet vast dat zijn eigen verkoopvoorwaarden gelden. Daarvoor is ook van belang hoe de afnemer vervolgens reageert.

Wat als beide partijen vasthouden aan hun eigen algemene voorwaarden?

Wanneer een partij de algemene voorwaarden van de ander uitdrukkelijk afwijst, betekent dit niet dat haar eigen voorwaarden automatisch gelden. De andere partij moet daar namelijk nog mee instemmen. Zolang partijen het hierover niet eens zijn, kan onduidelijkheid bestaan over de vraag of een overeenkomst tot stand is gekomen en welke voorwaarden daarbij gelden.

In de praktijk komt het regelmatig voor dat partijen ondanks deze onduidelijkheid toch met elkaar zakendoen. Een leverancier levert bijvoorbeeld de bestelde producten, terwijl de afnemer deze in ontvangst neemt en betaalt. Hierdoor kan alsnog een overeenkomst tot stand komen, zonder dat duidelijk is welke algemene voorwaarden daarvan onderdeel uitmaken.

Ontstaat vervolgens een geschil, dan moet worden vastgesteld welke afspraken partijen hebben gemaakt. Daarbij spelen onder meer de onderlinge correspondentie en de manier waarop partijen de overeenkomst hebben uitgevoerd een rol. Het is mogelijk dat geen van beide sets algemene voorwaarden van toepassing is en dat voor bepaalde onderwerpen de wettelijke regels gelden.

Voor ondernemers kan dit grote gevolgen hebben. Zo kan bijvoorbeeld onzekerheid ontstaan over een aansprakelijkheidsbeperking of een afgesproken garantie. Het is daarom verstandig om vooraf duidelijk vast te leggen welke algemene voorwaarden gelden, in plaats van hierover pas te discussiëren wanneer problemen ontstaan.

Battle of forms bij internationale overeenkomsten

Bij internationale overeenkomsten kunnen andere regels gelden voor de battle of forms. Bij internationale koopovereenkomsten voor goederen kan het Weens Koopverdrag (CISG) gelden.

Het Weens Koopverdrag bevat geen specifieke regeling voor de battle of forms. Op basis van de algemene regels over aanbod en aanvaarding kan de zogenoemde last shot rule worden toegepast. Daarbij kunnen de algemene voorwaarden waarnaar als laatste is verwezen, voorrang krijgen. Dit is dus het tegenovergestelde van de Nederlandse first shot rule, waarbij juist de eerste verwijzing in beginsel voorgaat.

Een andere benadering is de zogenoemde knock-out rule. Volgens deze regel gelden alleen de bepalingen uit beide sets algemene voorwaarden die inhoudelijk met elkaar overeenstemmen. Tegenstrijdige bepalingen vallen buiten de overeenkomst. Voor onderwerpen waarover daardoor geen afspraken gelden, wordt teruggevallen op de toepasselijke aanvullende rechtsregels.

De knock-out rule krijgt veel steun in de internationale rechtspraktijk. Ook de CISG Advisory Council, een internationale groep deskundigen op het gebied van het Weens Koopverdrag, heeft zich voor deze benadering uitgesproken.

Wat als het Weens Koopverdrag niet van toepassing is?

Wanneer het Weens Koopverdrag niet van toepassing is, moet worden vastgesteld welk nationaal recht de overeenkomst beheerst. Partijen kunnen hierover zelf afspraken maken door een rechtskeuze in hun overeenkomst op te nemen. Hebben zij geen rechtskeuze gemaakt, dan wordt het toepasselijke recht bepaald aan de hand van internationale regels. Lees hiervoor onze blog ‘Geen rechtskeuze in een internationaal contract: welk recht geldt?’

Als Nederlands recht van toepassing is en het Weens Koopverdrag niet geldt, is in beginsel de eerder besproken first shot rule van toepassing. Is daarentegen buitenlands recht van toepassing, dan kunnen andere regels gelden. De uitkomst van een battle of forms kan dus verschillen per rechtsstelsel.

Hoe voorkom je een battle of forms?

De beste manier om een battle of forms te voorkomen, is om vooraf duidelijke afspraken te maken. Verwijs daarom zo vroeg mogelijk naar de gewenste algemene voorwaarden, bijvoorbeeld al bij een offerteaanvraag of in de offerte zelf. Zorg er daarnaast voor dat de wederpartij tijdig kennis kan nemen van de voorwaarden. Het meesturen van de voorwaarden als bijlage is in veel gevallen een praktische manier om dat te doen.

Ontvang je vervolgens een document waarin de wederpartij haar eigen voorwaarden van toepassing verklaart? Controleer dan zorgvuldig of zij jouw voorwaarden uitdrukkelijk afwijst. Wil je de voorwaarden van de wederpartij niet accepteren, maak dat dan eveneens duidelijk. Neem de afwijzing bij voorkeur op in de hoofdtekst van je e-mail of opdrachtbevestiging.

Blijven partijen vasthouden aan hun eigen algemene voorwaarden? Probeer dan eerst overeenstemming te bereiken voordat je de overeenkomst uitvoert. Partijen kunnen bijvoorbeeld afspreken dat de algemene voorwaarden van één partij gelden en voor bepaalde onderwerpen afwijkende afspraken maken in de overeenkomst zelf. Een andere mogelijkheid is om beide sets algemene voorwaarden van toepassing te verklaren en voor tegenstrijdige bepalingen afzonderlijke afspraken te maken. Denk bijvoorbeeld aan afspraken over aansprakelijkheid, garanties of betalingstermijnen. Leg daarbij duidelijk vast dat deze afzonderlijke afspraken voorgaan op de algemene voorwaarden. Regel ook welke voorwaarden voorrang krijgen bij eventuele andere tegenstrijdigheden. Zo voorkom je dat hierover later alsnog discussie ontstaat.

Conclusie: voorkom onzekerheid over algemene voorwaarden

Een battle of forms kan grote gevolgen hebben voor de rechten en verplichtingen van ondernemers. Onder Nederlands recht geldt als hoofdregel de first shot rule, maar een uitdrukkelijke afwijzing kan de uitkomst veranderen. Bij internationale overeenkomsten kunnen bovendien andere regels gelden.

Het is daarom verstandig om vóór het sluiten van een overeenkomst duidelijk vast te leggen welke algemene voorwaarden gelden. Daarmee voorkom je discussies wanneer zich later problemen voordoen.

Heb je vragen over de toepasselijkheid van algemene voorwaarden of wil je commerciële overeenkomsten juridisch laten beoordelen? Neem gerust contact met ons op. Wij denken graag mee over een contractuele regeling die past bij jouw onderneming.