Voorkom een forse boete: het belang van een adequate arbeidstijdenregistratie

Wat speelde er in deze zaak?

De Arbeidsinspectie had aan de werkgever aanvankelijk twee boetes opgelegd:

• € 40.000,- wegens het niet kunnen vaststellen of aan de vier werknemers het wettelijke minimumloon en de minimumvakantiebijslag waren betaald (WML);
• € 11.250,-  wegens het ontbreken van een registratie van arbeidstijden in de zin van de ATW.

De werkgever voerde aan dat zij loonstroken, arbeidsovereenkomsten en vaste werkroosters met daarin opgenomen pauzes had overgelegd, waaruit de gewerkte uren zouden blijken. Daarnaast stelde de werkgever dat de verklaringen van de vier werknemers – die hadden verklaard dat zij andere en méér uren hadden gewerkt dan het werkrooster weergaf – onbetrouwbaar zouden zijn, mede vanwege de vertaling door gebrekkige tolken.

De rechtbank wees deze verweren van werkgever van de hand. Roosters en loonstroken geven slechts een theoretisch beeld van de arbeidsduur en bieden onvoldoende waarborgen om de naleving van de WML en ATW te controleren. Voor de beoordeling is vereist dat de daadwerkelijk gewerkte uren, begin- en eindtijden en genoten rustpauzes aantoonbaar zijn geregistreerd.

Wel achtte de rechtbank, gelet op de beperkte omvang van de onderneming en de beginselen van proportionaliteit en evenredigheid, een verlaging van de boetes op zijn plaats. De boete voor de WML-overtreding werd vastgesteld op € 22.500,-, die voor de ATW-overtreding op € 7.500,-.

Deze uitspraak bevestigt dat het ontbreken van

Praktisch belang voor werkgevers

een sluitende arbeidstijdenregistratie aanzienlijke financiële risico’s met zich meebrengt. Werkgevers dienen hun registratie zodanig in te richten dat:

• per werknemer begin- en eindtijden, gewerkte uren en rusttijden volledig en correct worden vastgelegd;
• de administratie actueel en controleerbaar is;
• afwijkingen van roosters of geplande werktijden afzonderlijk worden geregistreerd.

• Het verdient bovendien aanbeveling gebruik te maken van digitale systemen die zowel transparantie voor werknemers bieden als controleerbaarheid voor toezichthouders.

Conclusie

De Rechtbank Rotterdam bevestigt met deze uitspraak de bestaande lijn dat de registratieplicht onder de WML en ATW niet vrijblijvend is. Werkgevers die hierin tekortschieten, lopen het risico op aanzienlijke boetes. Voor de praktijk geldt dan ook: een correcte arbeidstijdenregistratie is geen administratieve formaliteit, maar een juridische no